Controle de atividades do time externo: por que é importante e como fazer isso?

Cada um dos times dentro de uma empresa pode ter atribuições diferentes, mas todos têm o mesmo objetivo: impactar de forma positiva os resultados do negócio. Por isso, o controle de atividades da equipe é muito importante — especialmente quando se trata de uma equipe externa.

A falta de proximidade física com o time externo no dia a dia é percebida como um risco ou uma porta para o baixo desempenho. A solução é simples: o gestor deve estar mais atento às atividades que esse time desempenha. Assim, será possível garantir que ele mantenha uma performance tão satisfatória quanto a dos colaboradores internos.

Então, vamos entender melhor a importância do controle de atividades da equipe externa e como esse controle pode ser feito?

Importância do controle de atividades da equipe externa

Um time interno conta com o ambiente de trabalho como um elemento importante para manter os colaboradores focados em suas atividades. Para as equipes externas, esse elemento não existe, devido à própria natureza das atividades.

Por exemplo, o time de vendas externas, precisa visitar clientes. Portanto, os colaboradores estão a cada dia em um lugar diferente e sua rotina de trabalho é muito mais flexível.

O controle de atividades da equipe externa é uma solução para assegurar que esses colaboradores não percam o foco e que eles mantenham um alto desempenho. Porém, não se trata de manter a equipe na “rédea curta”.

Na realidade, o controle permite que o gestor tenha mais informações para fazer seu trabalho: planejar, orientar, facilitar. Dessa forma, o gestor pode tomar medidas para ajudar a equipe externa a ser mais produtiva, realizando as atividades certas do jeito certo.

Benefícios do controle de atividades da equipe externa

O controle de atividades da equipe traz quatro benefícios principais:

• planejamento eficiente das atividades
• otimização do tempo
• agilização da tomada de decisões
• identificação de oportunidades de melhoria individual

Planejamento eficiente das atividades

Como já foi mencionado, as equipes externas têm uma rotina flexível. Ou seja, o planejamento das atividades que serão desempenhadas a cada dia requer um esforço extra.

O controle fornece informações que possibilitam tornar esse planejamento cada vez mais eficiente. Por exemplo, com base nos históricos de visitas anteriores e nos dados dos clientes, é possível planejar novas rotas para visitar mais clientes em menos tempo.

Otimização do tempo

Aproveitando o ensejo do tópico anterior, a otimização do tempo é outro benefício importante do controle de atividades. Afinal, existem muito mais inimigos da eficiência — e, consequentemente, da produtividade — fora da empresa do que dentro dela.

Por meio do controle, é possível reconhecer os principais fatores que afetam a eficiência da equipe. Assim, o gestor tem informações para eliminar ou mitigar esses fatores. Como resultado, sua equipe conseguirá gerar mais resultados, em menos tempo.

Agilização da tomada de decisões

Um dos inimigos da eficiência está nas mãos do próprio gestor. Em muitas situações, a equipe externa depende de uma decisão do gestor para dar andamento ao seu trabalho. Dessa forma, quanto mais rápido as decisões forem tomadas, mais eficiente será a equipe.

Para que o gestor possa tomar decisões de maneira mais ágil, ele precisa de informações. Além disso, as decisões com maiores chances de sucesso são data driven.

Já foi dito antes, mas vale reforçar: o controle de atividades da equipe externa é uma fonte de informações relevantes. Portanto, ele ajuda a agilizar a tomada de decisões e, ao mesmo tempo, aumentar suas chances de sucesso.

Identificação de oportunidades de melhoria individual

O controle de atividades possibilita obter uma grande variedade de informações. Algumas delas estão relacionadas ao desempenho individual dos colaboradores que formam a equipe externa.

Essas informações, em particular, podem ser utilizadas para identificar oportunidades de melhoria para cada colaborador. Dessa forma, o gestor tem subsídios para desempenhar um de seus papeis mais importantes: incentivar o desenvolvimento dos profissionais para formar uma equipe de alta performance.

Como fazer o controle de atividades da equipe externa

Nos itens anteriores, você viu a importância e os benefícios do processo de controle de atividades da equipe externa. Logo, o gestor deve encontrar maneiras de executar esse processo com mais qualidade e agilidade. Para isso, a tecnologia é a melhor resposta.

A FieldLink é um excelente exemplo. Essa ferramenta de gestão de times de vendas remotos possibilita fazer o controle com informações atualizadas em tempo real.

Os vendedores têm um assistente pessoal diretamente em seu celular e, assim, podem reportar tudo que é feito ao longo de cada dia. O gestor pode visualizar esses dados na forma de painéis que permitem entender o esforço, resultado e evolução de negócios.

Em vez de dedicar horas para fazer a análise de números soltos, você pode visualizar a informação consolidada em gráficos gerados automaticamente. Assim, é muito mais fácil diagnosticar com precisão o que está acontecendo com sua força de vendas.

Dessa forma, a tecnologia da FieldLink é uma solução para o controle eficaz e eficiente das atividades da sua equipe de vendas externas. Porém, antes de fazer o controle de atividades, você precisa estabelecer quais serão as atividades atribuídas à sua equipe. Para saber mais, confira nosso artigo sobre as vantagens de realizar uma gestão de atividades eficiente!